JENIS-JENIS FILE BESERTA CONTOHNYA

                1. Berkas Induk (Master File)

File induk merupakan file yang terpenting pada suatu system. Sebuah file induk merupakan file yang digunakan untuk menyelesaikan tugas pokok tertentu dan dipelihara secara teratur.

Contoh : System Rumah Sakit memerlukan file induk tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya.Jenis informasi pada file induk cenderung tetap, tetapi isi informasinya dapat sering berubah. File induk selalu diperbaharui dengan menggunakan file transaksi.

File induk  digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap dan dipelihara secara teratur. File ini merupakan file utama dari file-file yang lainnya. File ini di perlukan untuk memperlancar  untuk operasi  system dan diperbaharui secara teratur.

Ada 2 jenis tipe File Master :

1. Reference Master File, yaitu file yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah. Contoh : berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.
2. Dynamic Master File, yaitu file yang berisi record yang terus-menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi. Contoh : berkas stok barang, dll.

                 2.      Berkas Transaksi (Transaction)

Yaitu file yang berisi informasi yang digunakan untuk memperbaharui file Master. Sehingga dengan adanya file transaksi ini, file master dapat berubah sesuai dengan informasi yang ada di file transaksi tersebut.

File transaksi digunakan untuk memperbaharui file induk dengan informasi yang baru.File transaksi berisi informasi yang di gunakan untuk memperbaharui file induk.

Contoh: rekaman tentang pelanggang yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi,sesekali seminggu catatan pada file transaksi di gunakan untuk memperbaharui record pada file master.

Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang harus dibayarkan pengguna.

                 3.      Berkas Laporan (Report File)

Yaitu file yang berisi data yang dibuat untuk laporan atau keperluan user, file ini hanya bisa dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar monitor.

File ini merupakan turunan laporan tercetak yang ditahan pada piringan atau pita menunggu printer siap mencetak.

Waktu yang tersedia untuk sebuah pencetak sangat terbatas sehingga pada operasi multiproses sangat mungkin terjadi pemprosesan 2/3 kegiatan sekaligus yang sama-sama membutuhkan proses pencetakan. Jika hanya tersedia 1 printer maka hanya bisa dikerjakan satu kegiatan.Dua kegiatan lain akan ditahan (SPOOL/Simultaneous Peripheral Operation On-Line) dan simpan sebagai file cetakan (print file) pada piringan atau pita.File demikian disebut file laporan (report file), bila outputnya berupa laporan-laporan tertentu. Jika printer sudah kosong file laporan tersebut akan di cetak.

Contoh : data laporan keuangan atau akuntansi sebuah Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait.

Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu tersebut (akuntan/manager) harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.

4               4.      Berkas Kerja (Work File)

Yaitu file sementara dari system yang merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh program ke program lain. Dalam hal ini adalah proses perubahan file master dengan menggunkan file transaksi sebagai file pengganti atau perubahnya.

File yang berisi record-record yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat di buat sebuah program dan dipakai oleh program lain sebagai input. Biasanya berkas ini dibuat pada waktu proses sortir.

Contoh : saat penyortiran bang berlangsung, saat itu juga file dibuat dan diproses.
Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik

                  5.      Berkas Program (Program File )

Yaitu file yang berisi intruksi-intruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain atau pada memori utama. Intruksi-intruksi tersebut ditulis dengan menggunakan bahasa pemrograman tingkat tinggi ( BASIC, Pascal, COBOL, FORTRAN, PL/1, RPG, dan lain-lain)  bahasa assembler, bahasa rakitan, dan lain sebagainya.

Contoh : digunakannya sebuah bahasa pemrograman PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah

Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau kesalahan dalam perhitungannya.

                 6.      Berkas File (Text File)

Yaitu file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah teks editor program. Teks File ini hanya dapat diproses dengan menggunkanan teks editor.

Contoh : penggunaan text file sebagai basis data pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS.

Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.

                 7.      Berkas Tampung (Dump File)

Yaitu file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (Security), mencatat tentang kegiatan pengUpdatetan, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Dump File merupakan jenis file yang bersifat sementara.

Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut (back-up)
Alasannya : agar data yang telah dibuat dalam perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.

                8.      Berkas  Pustaka (Library File)

Yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. File ini bersifat tetap yang merupakan file sempurnanya dari dump file. Itulah perbedaan antara dump file dengan library file, dimana dump file hanya file sementara yang masih dalam proses perbaikan atau pengembangan sedangkan file library merupakan file finishing dari dump file.

Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi

Alasannya : simple saja, agar program yang ingin digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak hanya menggunakan satu aplikasi program.

                 9.      Berkas Sejarah (File History)

Yaitu file yang menyimpan data yang telah disimpan dalam bentuk suatu periode waktu tertentu yang telah lampau, biasanya digunakan untuk menyusun laporan yang bersifat tetap.Seringkali suatu system memelihara informasi untuk periode waktu tertentu. Misal untuk menghasilkan laporan statistik yang lebih dari satu tahun, sehingga beberapa informasi harus dikumpulkan pada file riwayat hidup yang akan jarang diproses.

Contoh : Informasi tentang pasien yang keluar tidak perlu simpan pada file yang sekarang ada. Record tersebut dapat dipindahkan pada file riwayat hidup sehingga tinggal berisi file pasien yang sedang dirawat atau di jadwalkan akan kembali. Data tentang pasien yang keluar dapat disimpan pada file “Riwayat hidup” yang berguna untuk menyusun laporan dikemudian hari.

Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.

Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.

Macam-macam file berdasarkan cara organisasinya, dibagi menjadi 2 jenis :

1. File Sekuensial, yaitu file dimana dalam rangkaian fisik data yang satu dengan yang lainnya diakses berurutan sesuai dengan data secara fisik yang telah ditentukan sebelumnya.
2. File Random, yaitu file dimana dalam metode pengaksesannya dilakukan secara acak dan bebas tak berpengaruh pada urutan data tertentu.